Verkkolaskujen käyttöönotolla voi tehostaa taloushallinnon prosesseja ja nopeuttaa tuotteiden tulouttamista varastoon. Laskut löytyvät helposti pupesoftista. Sinne tallentuu myös laskun kuva, joka voidaan tulostaa tarvittaessa paperille, joten paperikopiota ei tarvita.

Hyödyt taloushallinnossa

Ostolaskujen käsinsyöttö on hidasta. Sitä voi nopeuttaa huomattavasti ottamalla käyttöön verkkolaskut. Tiedot luetaan suoraan verkkolaskulta Pupesoftiin, kaikki näppäilyvirheet jäävät pois. Laskun tiedot voidaan tallentaa sillä tarkkuudella kuin ne ovat verkkolaskulla. Ostolaskujen käsittelyä voi tehostaa lisää käyttämällä verkkolaskuoperaattoria, joka lähettää laskut suoraan Pupesoft-palvelimelle tai jolta Pupesoft voi noutaa saapuneet ostolaskut. Laskut voidaan lukea automaattisesti järjestelmään sisään esimerkiksi tunnin välein.

Laskujen tiliöinti ja hyväksyminen

Toimintoja voidaan edelleen tehostaa määrittelemällä toimittajan taakse hyväksyntäketju valmiiksi. Toimittajakohtaisilla tiliöintisäännöillä voidaan nopeuttaa laskun käsittelyä. Sääntöjä voidaan tehdä laskulta löytyvän tuotteen, ostajan osoitetiedon, toimitusosoitteen tai asiakastunnuksen perusteella. Säännöillä voidaan tehdä poikkeavia hyväksyntäketjuja tai määritellä laskulle kustannuspaikka.

Hyväksyttävänä olevista laskuista voidaan lähettää muistutuksia hyväksyjille. Ostoreskontrassa voidaan myös seurata, kenellä lasku on hyväksyttävänä. Laskut eivät ole koskaan hukassa.

Tuotteiden saavuttamisen nopeuttaminen

Vaihto-omaisuuslaskuilla tarvitaan rivikohtaiset tiedot. Verkkolaskuilta ne löytyvät. Näitä tietoja voi hyödyntää tuotteiden saavuttamisessa. Verkkolaskuista voi luoda automaattisesti saapumisia, silloin kun lasku luetaan Pupesoftiin. Toimittajakohtaisesti määritellään kenen laskuista saapumisia luodaan. Tuotetiedot ja tuotteiden ostotilaukset pitää olla oikein, jolloin laskulla tulevien tietojen perusteella löydetään oikeat tuotteet ja avoimet tilausrivit. Saapuminen on valmis tuloutettavaksi varastossa ja lasku on liitetty saapumiseen.

Varasto voi tulouttaa tuotteet heti, kun ne saapuvat varaston lattialle. Ei tarvitse odottaa, milloin joku toimiston puolella ehtii perustaa saapumisen. Aikaa säästyy tärkeämpiin tehtäviin.

Myyntilaskujen lähetys verkkolaskuina

Myös myyntilaskutusta voidaan tehostaa. Asiakkaille voidaan määritellä laskutuspäivä. Silloin asiakkaalle tehdään lasku vain määriteltynä päivänä laskutusrytmistä riippumatta. Laskutusajo voidaan tehdä ajastetusti päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Laskutusoperaattorin kanssa voidaan tehdä sopimus, niin että laskutusajo lähettää laskut suoraan operaattorille, joka toimittaa ne edelleen asiakkaille joko verkkolaskuina tai tulostaa ne paperille ja lähettää eteenpäin paperilaskuina.

Tehostamalla Pupesoftin käyttöä monessa pienessä asiassa, voidaan säästää huomattavasti työaikaa. Kun rutiinit on automatisoitu, vain poikkeus-tilanteet hoidetaan manuaalisesti.

Kun perustietojen syöttöön kiinnitetään huomiota ja tehdään se huolella, toimintojen automatisoinnista saadaan kaikki hyödyt irti. Turhien virheiden selvittely jää pois ja todellliset virhetilanteen löytyvät helpommin, ja niitä tulee paljon vähemmän.