Sähköinen taloushallinto käytännössä

//Sähköinen taloushallinto käytännössä

Sähköinen taloushallinto käytännössä

Päivä pulkassa ja pulkka lovettuna. Torpparien ajoista kirjanpito on kehittynyt ja pehtoorin vuoltu lovi puukapulaan eli pulkkaan on muuttunut merkinnäksi kahdenkertaiseen kirjanpitoon. Itse asiassa pulkkiakin oli kaksi (toinen isännällä), jotta vilpiltä vältyttäisiin. Sähköinen taloushallinto on käytännössä kaikkien ulottuvilla, mutta harva yritys aidosti hyödyntää sen mahdollisuuksia. Ohessa hajatelmia hyödyistä, joita hyvä sähköinen taloushallinto sinulle tarjoaa.

Mitä on sähköinen taloushallinto käytännössä?

Fyysisiä kuitteja ei ole tarvinnut säilyttää vuosiin vaan kirjanpitoaineiston on voinut tallentaa digitaaliseen muotoon. Kirjanpitotositteiden säilytys fyysisesti mappeina on totta kai mahdollista, mutta on lähes yhtä hassua kuin kirjoituskoneen käyttäminen sähköpostin kirjoittamiseen. Sähköinen taloushallinto käytännössä mahdollistaa fyysisesti paikasta, ajasta ja materiaalista riippumattoman reaaliaikaisen kirjanpidon, jossa seuranta, raportointi ja kehittäminen ovat kaiken ytimessä. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös automatisaation, jonka avulla taloushallinnon rutiinien poistaminen luo pohjan jatkuvalle liiketoiminnan kehittämiselle. Ei ole siis yhdentekevää käyttääkö talousosastosi aikaa kuittien nitomiseen tai liiketoimintasi kehittämiseen.

 

Sähköisen taloushallinnon perusteet

Hyvä sähköinen taloushallinto vaatii hyvän ohjelmiston, joka on intuitiivinen käyttöliittymältään, tehokas tiedonkäsittelyltään ja mielellään se joko integroituu tai on osa toiminnanohjausta. Onhan raha yksi resursseista, joka lopulta merkitsee elämää tai kuolemaa yrityksille. Siksi hyvä sähköinen taloushallinto perustuu toimivaan järjestelmään, joka sopii juuri yrityksesi elämäntilanteeseen. Puhtaasti taloushallintoon keskittyneitä ohjelmistoja on Suomessa monia niin isoista taloushallinnon toimijoista kuten Procountor aina pieniin vain myyntilaskuihin keskittyneisiin toimijoihin kuten meidän oma Ahkio. Jokaiselle löytyy soveltuva ja kun materiaalivirrat ovat riittävän isoja niin taloushallinto on poikkeuksetta jo osa toiminnanohjausjärjestelmää.

Toinen tärkeä asia on, että niin ostot kuin myynnitkin sekä dokumentit ja viranomaisilmoitukset kulkisivat sähköisesti. Ei vain siksi, että se on halvempaa vaan se on myös tehokkaampaa ja säästää luontoa. Suomalainen verkkolasku eli Finvoice on tästä hyvä esimerkki, jonka käyttäjiä on jo iso nippu. Asiakkaasi mahdollisuuden ottaa vastaan verkkolaskuja voit tarkistaa täältä. Verkkolaskun etu on myös siinä, että vastaanotettaessa siihen voidaan luoda paljon automaatiota, jolloin taloushallinnon rutiinit vähenevät. Juuri rutiinien vähentyminen onkin yksi sähköisen taloushallinnon kulmakivistä. Ei ole mitään mieltä tehdä manuaalista työtä, jos sen voi automatisoida. Tällöin aika, joka aiemmin meni rutiineihin voidaan siirtää liiketoiminnan kehittämiseen. Kun laskun vastaanotto tapahtuu automaattisesti ja hyväksyntä ilman talousosastoa voi talousosasto keskittyä luomaan tehokkaampia ja nopeampia reaaliaikaisia raportteja, jotta johto voi tehdä päätöksiä.

 

Käyttäjäystävällinen ja joukkoistava taloushallinto

Vieläkin monessa yrityksessä kuun lopussa nidotaan kulu- ja matkalaskuja paperille ja toimitetaan ne maksatettavaksi. Kun niistä yksinkertaisesti voisi kännykällä ottaa kuvan ja lähettää suoraan hyväksyttäväksi sekä maksettavaksi vastuuhenkilön työpöydälle. Hyvä sähköinen taloushallinto onkin joukkoistava eli se poistaa kirjanpitäjien turhaa työtä antamalla tehtävät henkilöille, jotka ovat alkuperäisestä kustannuksesta vastuussa. Kilometrikorvausten syöttäminen, kululaskujen luonti voidaan kaikki joukkoistaa henkilökunnalle, joka tekee itse nopeasti ja varmasti omat laskunsa.

Vastaavasti myös käyttäjäystävällistä taloushallintoa on antaa ihmisten syöttää itse kulunsa eri kustannuspaikoille suoraan laskulta. Näin turha selvittely, kysely ja ajankäyttö jää kokonaan pois. Dimensiot saadaan suoraan toimimaan ja kun vastuuhenkilöt itse syöttävät ne paikolleen voidaan raportointi pitää reaaliaikaisena ja muutoksiin puuttua johdon tasolta heti.

 

Hyvä sähköinen taloushallinto tehostaa sisäistä laskentaa

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös paremman sisäisen laskennan eli epävirallisen kirjanpidon. Kirjanpidon, jossa säännöt voidaan sopia keskenämme ja seurata asioita, joilla oikeasti on merkitystä yrityksen kehittämiselle. Verottajaa varten toimitettava kirjanpito on ilman muuta oltava kunnossa, mutta johdon näkökulmasta moni asia tulisi tehdä toisin raporteissa, jotta nähdään metsä puilta eri osastojen, tuotteiden, palveluiden tai yrityksen muiden toimintojen osalta. Kun aiemmin raportit tuli kuukauden loputtua niin nyt sisäistä laskentaa voidaan seurata päivätasolla. Jos johonkin pitää puuttua siihen voidaan puuttua heti.

Yllä pohtimieni ajatusten valossa on vain muutama esimerkki niistä eduista, joita tehokas taloushallinto voi tuottaa. Pidimme Katja Heikkisen kanssa aiheesta webinaarin, joka sai paljon kiitosta. Käsittelimme siinä Pupesoftin sähköistä taloushallintoa, mutta myös muille kuin Pupen asiakkaille haluan muistuttaa, että trendisana digitalisoituminen on totta ja se kannattaa aloittaa vaikka sähköistämällä taloushallintonsa.

 

By | 2016-11-08T11:33:34+00:00 24. syyskuun 2015|taloushallinto|Kommentit pois päältä artikkelissa Sähköinen taloushallinto käytännössä

About the Author: